Kvadratra.ru

КвадратРА
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Ошибки делового электронного письма

Ошибки делового электронного письма

Ошибки профессионального электронного письмаОшибки профессионального электронного письма

Электронное письмо – это «визитная карточка» специалиста и компании. Правильно составленное и оформленное деловое послание свидетельствует о компетентности его отправителя. Однако грамотно вести рабочую переписку посредством электронной почты сложнее, чем кажется. Большинство сотрудников допускает одни и те же ошибки, даже не подозревая о том, насколько они портят их профессиональный облик. Знание «подводных камней» позволит вам сделать электронную переписку более эффективной и повысит ваш престиж как специалиста.

Ошибки в языке

Об этом говорят везде. Тренеры, специалисты по развитию карьеры, преподаватели и HR-менеджеры в один голос не устают повторять – пишите без ошибок или не пишите вообще. Но почему-то очень часто нам кажется, что это правило относится к любым документам, кроме электронного письма. Общение в сети иногда бывает очень быстрым и напряженным, в такой ситуации нелегко следить за правописанием. Да и не каждый обладает врожденной грамотностью. Именно поэтому сегодня создано столько средств, которые помогают быстро справиться с проверкой написанного. Не пренебрегайте ими. В любой электронной почте есть функция проверки орфографии и пунктуации. Да, не всегда эти программы работают на отлично. Зачастую в их словарях нет специальных терминов, которые могут понадобиться при составлении рабочего письма. Тем не менее, грубые ошибки с их помощью можно отфильтровать. Ну, а написание сложных профессиональных терминов не грех запомнить и самому специалисту. Во-первых, не забудьте установить в настройках почты обязательную проверку грамотности для всех писем. Во-вторых, следуйте простому правилу: сомневаешься – не пиши. Всегда можно перефразировать предложение или заменить слово, если вы не уверены в том, что написали их правильно. Часто, пытаясь продемонстрировать профессионализм, мы прибегаем к сложным оборотам. Результат может оказаться полностью противоположным. Обратный эффект вам обеспечен в двух случаях: если сложные фразы написаны с ошибками и если адресат не понял, что вы хотели ему сказать.

Цель электронного письма – быстро передать информацию, а не заставить получателя рыться в словаре, пытаясь понять, что же вы хотели сообщить. Если то же самое можно написать проще – пишите проще. При этом очень важно не скатываться в разговорный стиль. Помните, что для деловой переписки характерно отсутствие просторечий, четкая структура и логичное изложение, отсутствие подтекста (мысль излагается четко и ясно, без намеков) и субъективных личных оценок, вежливость, соблюдение деловой субординации.

Читайте так же:
Выписать отказавшегося от приватизации

Неправильные обращения

Самое распространенное начало обращения для деловых писем – нейтральное «Уважаемый/ая». Распространенная ошибка заключается в неправильном выборе того, что должно стоять после этого слова. Это вопрос делового этикета и культуры профессионального общения. В зависимости от ситуации может быть использована фамилия, имя, имя-отчество, название должности. Последнее уместно, если письмо адресовано юридическому лицу и вы обращаетесь к главе организации. Обычно в сугубо официальных ситуациях и к малознакомым людям обращаются по фамилии. Дальнейшее развитие отношений допускает переход на обращение по имени-отчеству. При составлении письма можно ориентироваться на подпись, которую использует ваш корреспондент. Если в своем прошлом письме к вам он назвал себя по имени, вполне уместно будет так же обратиться к нему в ответном сообщении. Как правило, общаясь с кем-то равным по статусу, допустимо применять принцип «зеркала». То есть обращаться к человеку так, как он обращается к вам – используя полное имя, имя-отчество, фамилию и т.д. Разумеется, в письмах к руководству эта практика не применима. Здесь всегда лучше соблюдать определенные формальности, вежливость никому еще не мешала. Также стоит быть осторожным с быстрым переходом на «ты». Современное интернет-общение располагает к неофициальности даже между незнакомыми людьми. Однако в деловой переписке, если вы хотите выглядеть настоящим профессионалом, этого лучше избегать. Любой переход к более неформальному общению нужно предварительно обговорить с адресатом.

Излишние знаки препинания и «смайлики»

Использование определенных знаков для выражения эмоций, скажем «))», чтобы показать улыбку, для тех, кто привык много общаться в сети неформально, становится сродни употреблению слов-паразитов при письме. К ним привыкают настолько, что обычных слов для выражения мысли и отношения к ней кажется недостаточно. Однако в деловой, не говоря уже о официальной переписке, использование подобных символов недопустимо. В первую очередь следует избегать использования подобных знаков в письмах к малознакомым людям. Нет ничего обиднее, чем потерять профессиональный облик, просто попытавшись «улыбнуться» получателю письма. Если вы уже давно общаетесь, ситуация может позволить быть более свободным в этом вопросе, но даже в этом случае никогда нельзя забывать, что вы ведете деловую переписку, а не просто болтаете со знакомым.

Использование множественных вопросительных или восклицательных знаков в рабочем электронном письме выходит за рамки приличий. Оно запрещено также на многих форумах, где люди общаются неофициально. Согласно этикету общения в сети, символы «. », «. » рассматриваются как крик. Вы же не хотите кричать на адресата своего рабочего письма.

Читайте так же:
Какие документы нужны для устройства на работу: полный список

Шрифты, шаблоны, фон и подпись

Организуя рабочую почту, следует с особым вниманием подойти к настройкам шаблонов, фона, шрифта и подписи ваших электронных писем. Все это можно установить один раз, и все сообщения будут отображаться и отсылаться в одинаковом виде. Однако будьте внимательны в выборе. Для деловой переписки лучше всего выбрать нейтральный белый фон, обычный (а не крупный или мелкий) размер шрифта только черного цвета и установить подпись, которая будет содержать необходимую информацию о вас. Стандартная полная деловая подпись в электронном письме выглядит так: «С уважением, имя, наименование должности, рабочие контакты (номер телефона), название компании», также можно добавить юридический адрес, телефон и адрес сайта.

Курсив или жирный шрифт в деловой переписке уместен только в случае крайней необходимости. Не следует использовать для профессиональных писем яркие цвета, необычные шрифты и картинки (если только это не логотип компании).

Случайная отправка сообщения, «ответить всем» и другие казусы

Первое и самое главное, что следует сделать, чтобы уберечь себя от беды и случайно не выслать шефу электронное письмо, в котором вы красочно описываете его недостатки своей лучшей подруге, – разделить переписку! Просто установите себе правило никогда не писать с рабочего адреса ничего, кроме рабочих писем по делу. Всю переписку с друзьями, родными, знакомыми и даже коллегами из соседнего офиса, если она впрямую не касается работы, – ведите только через личный почтовый ящик. Если вы отправляете по нескольку десятков писем в день, это правило должно стать для вас золотым. Потому что чем чаще вы нажимаете на кнопку «Отправить», тем больше вероятность ошибиться. Как это нередко бывает, письмо, скорее всего, попадет именно к тому человеку, которому вы меньше всего хотели бы его показать. Особенно нужно быть внимательным с кнопками «Переслать» и «Ответить всем». Всегда проверяйте список адресатов, чтобы избежать неприятностей и досадных ошибок, которые в итоге могут оказаться не такими уж безобидными.

Пометка «Срочно» и тема письма

В личной переписке мы часто забываем про тему письма. Но для делового послания это пункт, обязательный к заполнению. Указание темы поможет вашему сообщению не оказаться в папке со спамом. Хотя стоит помнить, что работает это не всегда. Если вы не получаете ответа в течение достаточно долгого времени, велика вероятность того, что адресат просто не видел письма, т.к. оно по ошибке было отправлено в спам. В этом случае лучше переслать сообщение еще раз.

Читайте так же:
Образец заявления об открытии наследства у нотариуса

Тему письма нужно сформулировать кратко и емко – это главное правило. Человек должен сразу понять, о чем пойдет речь. Если вы пишете кому-то впервые, можно также кратко представиться в теме сообщения.

Что касается пометки «Срочно», используйте ее только в случае реальной необходимости. Слишком много очень «срочных» посланий раздражает адресатов, на них в итоге просто перестают обращать внимание.

Длинные цитаты

Распространенные цитаты неуместны в деловой переписке. Лучше не обременять текст излишней информацией, какого бы рода она ни была. Особенно если вы постоянно общаетесь посредством электронной почты с одними и теми же людьми. Электронное письмо – это не эссе, демонстрирующее вашу ученость, а специфическая форма общения, которая подразумевает краткое и очень конкретное сообщение. Длинные письма не помогут вам выглядеть умнее. Признак профессионализма – умение говорить четко и по сути, задавать нужные вопросы и делать это грамотно.

  • 5.00

Ошибки этикета или Правила ресторанного этикета
Предлагаем вашему вниманию подборку правил ресторанного этикета, которую достаточно прочитать один раз, чтобы больше никогда не совершать этих глупых ошибок. 1. Перед началом еды подождите, пока все сядут и блюда и напитки будут поданы 2. Очередность использования приборов идет снаружи вовнутрь 3. Не кладите на стол вещи, не имеющие отношения к.

Приседания со штангой классические. Главные ошибки
Приседания со штангой — это базовое упражнение, в связи с этим каждый без исключения спортсмен, регулярно посещающий тренажерный зал, должен избегать наиболее распространенных ошибок. Разумеется, что неправильное выполнение приседаний не позволит достичь нужного эффекта, следовательно, тренировка превратится в попросту потраченное время. Вы.

Популярные ошибки в деловой переписке
«Доброго времени суток!» Эта фраза входит в число главных раздражителей для носителей грамотного русского языка. Конечно, есть люди, которые относятся к такому приветствию вполне нейтрально, но не стоит рисковать: никогда нельзя быть уверенным в том, что не наткнешься на ярого ненавистника такой «формулы», который, увидев ее в вашем письме, удалит н.

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Читайте так же:
Доверенность или довереность как правильно?

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

  1. Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
  2. Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
  3. Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
  4. Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
  5. Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
  6. Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Виды деловых писем: письмо-просьба

Виды деловых писемПисьмо-просьба становится «сложным», когда:

  • Есть необходимость что-то получить от адресата
  • Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
  • Есть необходимость выдержать позицию взаимного выигрыша (делового равноправия): не скатиться в позицию «бедного просителя» (пассивность) и не демонстрировать «грубый напор» (агрессия)
Читайте так же:
Как отвечают супруги за долги по кредитам

Образец письма-просьбы

это не спамКому: Михаил

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03 Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Михаил, добрый день!

Обращаюсь к Вам по поводу нарушений сроков отправки документов по клиенту ХХХ.

Согласно нашей договоренности (переписка ниже) в срок до 01 апреля вы должны были выслать в мой адрес все перечисленные в письме ниже документы: (перечислены документы) . К сожалению, ни один документ мною до сих по не получен.

Я допускаю, что задержка с отправкой имеет объективные основания (т.к. прежде все наши договоренности точно исполнялись) . Тем не менее сейчас точность в соблюдении сроков отправки документов для нас является особенно важной (в связи с сроками контракта с клиентом «У»). Я искренне надеюсь, что Вы возьмете ситуацию под контроль, и до 5 апреля включительно я получу все перечисленные мною документы.

Менеджер по работе с партнерами

Примеры деловых писем

Письмо с коммерческим предложением. Из плюсов можно выделить краткость изложения и четкую формулировку предложения.

Письмо с коммерческим предложением

Email-рассылка. В данном примере, акцент сделан на более неформальную форму общения. Создаётся впечатление, что тебе пишет старый друг или партнёр, и это вызывает доверие.

Пример рассылки

Пресс-релиз. Кратко раскрыта основная новость, к письму прикреплены документы с более подробной информацией.

Пример делового письма с пресс-релизом

Сообщения об акциях.

Пример делового письма с акциями

Заключение

Все вышесказанное находит свое отражение в вышеупомянутой статье Чака Мартина, посвященной бизнес-сетикету. Как вы считаете, насколько это применило в условиях России? В отличие от методик агрессивных продаж, правил набора персонала, а также поведения в офисе (на эту тему тоже есть публикации) данный перечень акцентов актуален и должен быть применим на практике. В ходе написания этой статьи мы пришли к выводу, что ключевое понятие этой темы – вежливость к собеседнику и ответственность за то, что ты пишешь. Так не будем забывать об этих элементарных вещах. Как ни крути, а их отсутствие нас незримо начинает раздражать, а нервные клетки, как говорят, не восстанавливаются…

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector