Kvadratra.ru

КвадратРА
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр.

Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Ответственные за ведение кадрового делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве совмещения. Обычно это бухгалтер или секретарь.

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Смена работника

Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений. Например, существующий специалист увольняется, идет на повышение и т.д. И на его место приходит другой человек. Новичка следует ввести в курс дела о его обязанностях, издать документ о корректировке приказа, заручиться подписью «свежего» работника. Так приказ будет иметь юридическую силу.

Своевременная корректировка подобного рода документа – это уменьшение вероятности для руководителя получить предупреждение либо быть привлеченным к административной ответственности в виде штрафа.

Читайте так же:
Доверенность на представление интересов в ГИБДД в 2022 году

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
  • на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Кого назначить ответственным

Обычно, в крупной организации за работу с трудовыми книжками отвечает кадровый отдел, а в нем — ответственный за трудовые книжки или несколько конкретных специалистов. В небольшой компании такой отдел может быть не сформирован. Поэтому, руководитель может назначить в качестве ответственного лица бухгалтера, секретаря, прочих должностных лиц.

Свое решение руководящее лицо обязательно закрепляет в форме приказа.

Если поручить данный процесс в организации некому, то ответственным за ведение трудовых считается непосредственно сам руководитель.

Закон устанавливает, что работодатель обязан организовать работу по ведению трудовых книжек. При этом он должен назначить своим приказом какое-либо лицо для выполнения таких действий.

Из этого следует, что вести работу с трудовыми может только работник, который состоит в штате компании. Даже если ведение кадрового учета передано по договору аутсорсинга, работать с трудовыми необходимо своими силами внутри компании.

Важно! При изменении ответственного лица, все имеющиеся трудовые должны быть переданы по акту приема-передачи. При этом в документе нужно указывать не просто количество документов, а перечислить их владельцев пофамильно.

Читайте так же:
Срок давности по кредитной задолженности истек, а коллекторы звонят

Как стать специалистом по кадровому делопроизводству и где учиться?

Варианты обучения для специалиста по кадровому делопроизводству с нуля:

  • Самостоятельное обучение – всевозможные видео на YouTube, книги, форумы, самоучители и т.д. Плюсы – дешево или очень недорого. Минусы – нет системности, самостоятельное обучение может оказаться неэффективным, полученные навыки могут оказаться невостребованными у работодателя;
  • Классическое оффлайн-образование в ВУЗах, колледжах и университетах. Диплом является преимуществом при устройстве на работу, при этом обучение обычно длится не менее четырех лет, часто дают устаревшие неактуальные знания;
  • Онлайн-обучение. Пройти курс можно на одной из образовательных платформ. Такие курсы рассчитаны на людей без особой подготовки, поэтому подойдут большинству людей. Обычно упор в онлайн-обучении делается на практику – это позволяет быстро пополнить портфолио и устроиться на работу сразу после обучения.

Ниже сделали обзор 10+ лучших онлайн-курсов.

Иные документы

специалист по кадровому делопроизводству

С такой же тщательностью создаются документы, отражающие процессы трудовой деятельности:

  1. переводы,
  2. отпуска,
  3. различные изменения и дополнения к должностным инструкциям и трудовым договорам.

Особенно внимательно нужно относиться к процессу увольнения.

Не всегда сотрудник и администрация расстаются по взаимному согласию. Если не провести всю процедуру увольнения с максимально точностью в рамках законности, могут возникнуть проблемы.

Судебная практика последних лет доказывает, что судами чаще принимается сторона сотрудника, нежели администрации предприятия.

Курсы кадрового делопроизводства в Москве помогут проработать пошаговую инструкцию действий сотрудников бухгалтерии, или кадровых служб в сложных ситуациях, связанных с сокращением штатов, или увольнением отдельного сотрудника в непростых условиях.

Квалифицированный бухгалтер – это тот сотрудник, в котором нуждается каждый работодатель, ведь он способен не только предвидеть, но и, в сложной ситуации, спасти репутацию компании.

голоса
Рейтинг статьи
Читайте так же:
Ипотека на дачу: как взять
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector