Универсальный передаточный документ (УПД): что это за документ, для чего он нужен и как его подготовить

Универсальный передаточный документ (УПД): что это за документ, для чего он нужен и как его подготовить?

Для оптимизации деятельности компаний законодатели утвердили универсальный передаточный документ (УПД), который совмещает в себе функции первичного документа учета и счета-фактуры. Таким образом, ФНС, предложившее в 2013 г. новую форму бланка, решило упростить работу организациям.

Все хозяйствующие субъекты должны документировать свою деятельность при отгрузке товара, приемке услуг, передаче результатов работы и имущественных прав. Объем документации, которую нужно готовить в процессе, довольно внушительный, а это приводит к финансовым затратам и увеличивает время на подготовку.

Что это такое, как правильно оформлять, и кто должен его заполнять рассказываем в статье. Приведем примеры и образцы.

Образец заполнения УПД

При заполнении универсального передаточного документа следует ориентироваться на положения, прописанные в Постановлении №1137 от 26.12.11 и Письме ФНС №ММВ-20-3/96@ от 21.10.13.

Постановление определяет порядок заполнения счета-фактуры, так как в УПД бланк счета-фактуры перемещен полностью, то при заполнении его полей следует ориентироваться на порядок, прописанный в указанном постановлении.

Письмо налоговой определяет особенности заполнения остальных полей универсального передаточного документа.

В качестве примера заполнен образец УПД, скачать этот образец можно по ссылке ниже.

Статус УПД

При заполнении бланка универсального передаточного документа, прежде всего, нужно присвоить ему правильный статус:

• 1 – если операции облагаются НДС, и УПД заменяет собой накладную и счет-фактуру;
• 2 – если операции не облагаются НДС и УПД выписывается только как накладная или акт.

Фактический статус универсального передаточного документа определяется на основании заполненных реквизитов. Если в УПД будет указан НДС, а статус будет стоять «2», то документ может быть использован как счет-фактура для обоснования вычета НДС, несмотря на статус, который имеет лишь информационный характер.

Если статус 1

Номер УПД

Номер универсального передаточного документа проставляется в строке 1 подраздела со счетом-фактурой. Он носит порядковый хронологический характер.

В строке 1а также может указываться номер, но он относится к исправлениям, вносимым в счет-фактуру. Имеются в виду именно незначительные незначимые ошибки технического или арифметического характера. При первом исправлении ставится 1, при втором – 2 и далее по нарастающей.

Исправленный документ и корректировочный – это два совершенно разные понятия. В первом случае выписывается аналогичный УПД за тем же номером с заполненной строкой 1а, при этом неверные сведения исправляются (опечатки в реквизитах, ценах, неправильных подсчетах). Во втором случае заполняется совсем другой документ – корректировочный, который имеет свой номер и служит дополнением к исходному УПД. Корректировка производится при ошибках и изменениях, которые влияют на конечные суммы стоимости и НДС, а также не дает возможности налоговой правильно идентифицировать реквизиты стороны и документа.

Даты УПД

В универсальном передаточном документе имеется несколько дат:

• 1 – день, когда фактически заполняется документ;
• 1а – день, когда вносятся исправления (заполняется только, если УПД исправляется);
• 11 – день, когда фактически отгружен товар, передаются выполненные работы, услуг, он может не совпадать с датой выписки бланка;
• 16 – день, когда клиент фактически получил ТМЦ, работы, услуги, может не совпадать с датами строк 1 и 11.

Если поле 11 не заполнено, то считается, что реальный день отгрузки совпал с днем выписки УПД.

Если поле 16 не заполнено, то считается, что реальный день получения совпал с днем отгрузки (или днем выписки, если поле 11 не заполнено).

Поля 11 и 16 не обязательны для оформления, однако рекомендуется все-таки вносить даты даже в том случае, если они все совпадают.

Реквизиты сторон

В операции могут участвовать:

1. продавец, покупатель, отправитель груза и его получатель в случае, если операция заключается в передаче ТМЦ;
2. исполнитель и заказчик, если операция заключается в отчете о выполненных работах или оказанных услугах.

Для отражения реквизитов эти экономических субъектов в УПД следует заполнить следующие поля:

• 2,2а,2б – для продавца (название, юридический адрес, ИНН, КПП);
• 6,6а,6б – для покупателя (аналогичные реквизиты);
• 3 – для отправителя ТМЦ (название, почтовый адрес, при необходимости ИНН и КПП);
• 3 – для получателя ТМЦ (аналогичный сведения);
• 14 – для составителя УПД со стороны продавца, исполнителя (название, ИНН, КПП), если ставится печать с реквизитами составителя, то поле можно не заполнять;
• 19 – для составителя УПД со стороны покупателя, заказчика (название, ИНН, КПП), если есть печать с реквизитами, то ставится прочерк в поле.

Подписи ответственных лиц

В УПД должны присутствовать подписи следующих лиц:

Руководителя организации или лица, его замещающего – в подразделе со счетом-фактурой;

• Главного бухгалтера (если такой должности нет, то руководителя или замещающего лица) – в подразделе со счетом-фактурой;
• Индивидуального предпринимателя с указанием реквизитов свидетельства ИП (если УПД заполняется ИП);
• Работника, передавшего ТМЦ, работы, услуги – в поле 10, если это лицо уже подписался под счетом-фактурой, то подпись можно не ставить (указать только должность и ФИО)
• Работника, ответственного за грамотное оформление УПД со стороны продавца или исполнителя – в поле 13, если подпись этого лица ранее ставилась, то в этом поле можно не подписываться (заполнить только должность и ФИО);
• Работника, получившего ТМЦ, работы, услуги – в поле 15;
• Работника, ответственного за грамотное оформление УПД со стороны покупателя или заказчика – в поле 18, если это же лицо расписалось в поле 15, то здесь подпись можно не ставить.

В отношении каждого указанного в УПД представителя сторон должны быть прописаны должность и ФИО.

Сведения об операции

Содержание операций можно узнать из следующих заполненных граф таблицы:

А — № заполненной строки таблицы по порядку, можно не заполнять;

Б – артикул ТМЦ, код по ОКВЭД для работ, код по ОКУН для услуг, заполняется при необходимости указать на какие-либо особые условия, налоговые льготы;

• 1 – наименование ТМЦ, работ, услуг;
• 2 – код единицы измерения по ОКЕИ;
• 2а – соответствующее наименование;
• 3 – количественный параметр;
• 4 – цена за единицу без НДС;
• 5 – стоимость всего количества без НДС;
• 6 – акциз, если начисляется; если нет – то пишется формулировка «без акциза»;
• 7 – ставка НДС; если компания освобождена от НДС по 145 ст. НК РФ, то пишется «без НДС», также такая формулировка пишется при желании выставить счет-фактуру компаниями, не работающими с НДС;
• 8 – сумма НДС, может быть указана формулировка «без НДС» в тех случаях, что прописаны выше;
• 9 – стоимость всего количества с налогом;
• 10 – код страны происхождения по ОКСН;
• 10а – наименование страны;
• 11 — № таможенной декларации (заполнять в отношении импорта).

Также поясняющая дополнительная информация о сделки может быть внесена в следующие поля УПД:

• 8 – документ, определяющий особенности сделки и дающий основание на ее выполнение (договор, соглашение, доверенность);
• 9 – сведения о перевозке ТМЦ при доставке собственными силами или транспортной компанией (наименование транспортного документа, его номер, дата), также могут быть указаны количественные параметры поставляемого груза – например, масса;
• 12 – дополнительная значимая информация об отгрузке, передаче, которую хочет сообщить продавец, исполнитель (ссылка на приложения и сопутствующие документы);
• 17 – дополнительная значимая информация о полученных ТМЦ, работах, услугах, которые хочет сообщить получатель, заказчик (претензии).

Заполнение всех этих строк можно посмотреть в образце УПД, который можно скачать ниже.

Подробное заполнение всех строк универсального передаточного документа можно найти в письме ФНС№ММВ-20-3/96@ от 21.10.13.

Все указанные выше реквизиты следует заполнять, если статус УПД – «1».

Если статус 2

Не нужно заполнять:

• Графы таблицы 7 и 8, где отражается ставка и сумма НДС;
• Графы 10, 10а и 11 – страна и ГТД, которые заполняются только для налогооблагаемых операций.

Можно не заполнять:

• Строки подраздела со счетом-фактурой 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б;
• Графы таблицы – 4, 5 и 6.

Все остальные поля заполняются по аналогии с описанием выше.

Скачать бланк и образец

УПД универсальный передаточный документ образец заполнения – скачать.

Бланк УПД – скачать.

Кто может использовать УПД

• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Нумеровать УПД можно в единой хронологии вместе со счетами-фактурами

Реквизиты продавца и покупателя (строки 2–7) – это та часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте ее в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Статус «1» означает, что УПД используется и в качестве счета-фактуры, и в качестве первичного документа для подтверждения хозяйственной операции.

Таблицу (графы 1–11) заполняйте также по правилам, которые справедливы для счета-фактуры

Укажите артикул товаров или код вида деятельности, в рамках которой выполняется работа, услуга (ОКВЭД, ОКУН)

Ту часть УПД, в которой дублируются реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной (строки 8–19), заполняйте по правилам оформления этих документов. Кроме того, можно использовать таблицы, приведенные в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96

Укажите дату и номер договора, на основании которого реализованы товары, работы, услуги, имущественные права. Если поставщик отгружал товары по доверенности, нужно указать реквизиты этого документа

Если ответственным за отгрузку и подписание счетов-фактур является один и тот же человек, то в этой строке он может не дублировать свою подпись

Рекомендации по заполнению новых столбцов табличной части электронного УПД

Наименование строки (поля)

Информация по заполнению электронного документа

Принимает значение: 1 | 2 | 3 | 4 | 5, где:

1. – имущество;
2. – работа;
3. – услуга;
4. – имущественные права;
5. – иное;

Для передачи товаров следует использовать значение «1» – «Имущество».

Содержит информацию, позволяющую сторонам в автоматизированном режиме обрабатывать информацию о признаке отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Наименование товара (описание работ, услуг), прав

Обязательное поле при отсутствии атрибутов: «Характеристика товара», «Артикул товара» и «Код товара».

При проведении закупок для государственных и муниципальных нужд приводится в соответствии с Каталогом товаров, работ, услуг (если есть в Каталоге).

Обязательное поле при отсутствии «Наименование товара», «Характеристика товара» и «Артикул товара». Как правило, указывается штрихкод, баркод.

Обязателен при отсутствии Наименование товара и Код товара и Артикул товара.

Обязателен при отсутствии «Наименование товара», «Характеристика товара» и «Код товара».

Необязательное поле. Максимальная длинна 10 символов.

Необязательное поле. Заполняется при проведении закупок для государственных и муниципальных нужд. Длина поля равна 27 символам.

Код вида товара

Необязательное поле. Принимает значение согласно Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД).

Обязательно указание значения в случае отражения в счете-фактуре товаров, вывезенных за пределы территории Российской Федерации на территорию государства-члена Евразийского экономического союза. При отсутствии значения ставится знак «-» (дефис) (визуализируется как прочерк).

Сведения о прослеживаемости

Необязательное поле, можно заполнить несколькими значениями:

Регистрационный номер партии товаров

Обязательное поле. Номер, формируемый из показателей декларации на товары или заявления о выпуске товаров до подачи декларации на товары (регистрационный номер декларации на товары (регистрационный номер заявления) и порядковый номер товара), либо номер, присваиваемый налоговым (таможенным) органом товару, подлежащему прослеживаемости. Максимальная длина поля 29 символов.

Количество товара в единицах измерения прослеживаемого товара.

Наименование единицы количественного учета товара, используемой в целях прослеживаемости.

Формируется автоматически в соответствии с указанным ОКЕИ.

Дополнительный показатель для идентификации товаров, подлежащих прослеживаемости.

Номер средств идентификации товара

Обязательно для товаров, включенных в систему маркировки. Можно заполнить несколькими значениями:

Уникальный идентификатор транспортной упаковки.

Обязателен при отсутствии «Контрольный идентификационный знак» и «Уникальный идентификатор вторичной упаковки».

Контрольный идентификационный знак.

Обязателен при отсутствии «Уникальный идентификатор транспортной упаковки» и «Уникальный идентификатор вторичной упаковки».

Уникальный идентификатор вторичной (потребительской)/третичной (заводской, транспортной) упаковки.

Обязателен при отсутствии «Контрольный идентификационный знак» и «Уникальный идентификатор транспортной упаковки».

Корреспондирующие счета: дебет и кредит

Необязательное поле. Необходимо для автоматизации расчетов

Информацию по заполнению остальных полей документа вы можете найти на сайте ФНС (в приложении к приказу).

Кто должен принимать во внимание изменения в счете-фактуре

Для начала сразу разграничим тех, кто платит НДС и тех, кто не платит. Относящиеся ко второй категории обязаны выставлять УПД, если у них в обороте есть прослеживаемые товары. Но это всегда будет УПД со статусом «2», то есть отгрузочный документ, без функционала счета-фактуры (далее будем использовать сокращение с/ф).

Новые данные, введенные в счет-фактуру, следуют за изменениями законодательства. Например, указание в документе реквизитов документа отгрузки появилось в результате изменений, внесенных в ст. 169 НК РФ. Поэтому, во избежание последующих претензий контролеров по оформлению документов, советуем в любом бланке УПД ( как НДС-ном, так и безНДС-ном) учесть новшества. Пусть даже они и ни на что пока не влияют.

Напомним также, что форма УПД, предложенная ФНС, является только рекомендованной. Тот, кто ее использует, может по своему усмотрению добавлять графы и строки. Условие всего одно: если УПД выполняет функции счета-фактуры (статус «1»), в нем должны быть все данные и в той форме, как они присутствуют в обязательном бланке счета-фактуры.

Теперь посмотрим на новый бланк с/ф с 01.07.2021, попробуем его заполнить и представить, как будет выглядеть составленный на его основе УПД.

УПД и корректировочный счет-фактура к нему приравниваются к первичным учетным документам. Структуру УПД утверждает государственный орган для всех участников ЭДО на территории России (учитываются требования 21 главы НК РФ и 402-ФЗ).

• вести бухгалтерский учет
• рассчитывать налог на прибыль
• получать налоговый вычет по НДС

УПД со статусом 2

Если счет-фактуру выставлять не нужно, оптимально используйте этот универсальный передаточный вариант.

Образец, как заполнить УПД, если в разделе его статуса стоит 2

Правила заполнения УПД с префиксом 2 для неплательщиков НДС в основном аналогичны порядку, установленному для статуса 1, и приведены выше. Но есть и отличия. Мы оформили их в таблице.

Руководитель организации или иное уполномоченное лицо

Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо

Индивидуальный предприниматель или иное уполномоченное лицо

Данные о доверенности покупателя внесет продавец, если у него есть эта информация.