Kvadratra.ru

КвадратРА
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Сопроводительное письмо к документам и его образец

Сопроводительное письмо к документам и его образец

Businessman signing a contractКаждая компания, независимо от ее размеров и объемов деятельности, должна соблюдать деловую этику. Это не только говорит о ее юридической грамотности, но и подтверждает статус серьезного контрагента, который соблюдает все правила в бизнес-среде.Неотъемлемой частью взаимоотношений покупателей, продавцов и остальных участников рынка является сопроводительное письмо.

Отправляя документы по почте, Вы должны обязательно приложить к ним сопроводительное письмо. Некоторые фирмы, которые не хотят тратить лишнее время, могут возразить и сказать, что такого рода работа бессмысленна. Будут ли они правы? Конечно же, нет.

Образец сопроводительного письма 2021 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  • «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
  • «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:
  • дата принятия документа;
  • общее количество пересылаемых экземпляров;
  • количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  • при необходимости указывают необходимость прошивки.
Читайте так же:
Как рассчитать вредный стаж

Образец сопроводительного письма

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
  3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Обязательные реквизиты сопроводительного письма к документам

Как написать сопроводительное письмо к документам, мы разобрали выше. Теперь немного о его оформлении.

образец сопроводительного письма к документам

  • «Шапка» документа. Здесь указывается должность руководителя или иного представителя адресата, название предприятия или полные фамилия, имя и отчество частного лица; полный адрес и почтовый индекс.
  • Дата составления сопроводительного письма, а если отправитель юридическое лицо, то и регистрационный исходящий номер.
  • Обращение к адресату в соответствии с правилами делового письма. Будь то частное лицо или руководитель предприятия, к нему обращаются по имени и отчеству, присовокупив обращение «уважаемый».
  • Подробный перечень прилагаемых документов, ведь из самого названия следует, что письмо «сопровождает» некое основное отправление.
  • Письмо подписывает первое лицо или полномочный представитель организации, которому руководителем предоставлено такое право. Если письмо от частного лица, то подписывает «сопроводиловку» сам отправитель или его представитель по доверенности. Перед подписью принято от руки добавлять уверение «с уважением».
  • Фамилия, инициалы и средства связи исполнителя письма.

Таковы основные требования к форме письма.

Читайте так же:
Получение гражданства на ребенка - Официальный сайт УФМС России

Как написать сопровод: пошаговая инструкция

Содержание сопровода различно в зависимости от ситуации. Вот пошаговая инструкция, как написать сопроводительное письмо к документам в 2021 году.

Шаг 1. Написать шапку послания, где изложить техническую информацию: от кого и кому оно направлено.

Шаг 2. Составить обращение. Начинать его необходимо со свидетельства уважительного отношения к адресату: «Уважаемый _____» или «Уважаемая _____». Затем следует имя и отчество адресата. Важно указать имя и отчество того лица, которое в шапке указано как получатель.

Шаг 3. Написать вводную часть. Ее задача — предварить перечень передаваемых единиц:

Шаг 4. Составить опись. В ней указываем:

  • номер бумаги по порядку в перечне;
  • ее наименование и реквизиты;
  • количество экземпляров;
  • количество листов;
  • допускается указать, оригинал это или копия, нотариальная копия.

Шаг 5. Составить заключительную часть. В ней необходимо отразить действия, которые ожидает отправитель, например:

  • подписать и вернуть отправителю;
  • приобщить к материалам дела;
  • рассмотреть в установленном порядке.

Шаг 6. Указать подписавшее письмо лицо и поставить его подпись.

Исполнитель указывается внизу листа. Помимо фамилии, имени и отчества необходимо написать телефон, по которому получатель при необходимости обратится за разъяснениями.

Вот приблизительный пример сопроводительного письма к документам в текстовой форме.

ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК»

ИНН 1234567890 КПП 121001001

000000, Россия, г. Санкт-Петербург, ул. Идеальная, д. 1; тел. (812) 123-45-67

ООО «Идеальный контрагент»

№124 от 28 октября 2020 г.

Уважаемый Петр Петрович!
В ответ на Ваше письмо от 24.10.2020 №987 (Вх. №365) высылаем пакет закрывающих документов по исполнению контракта №123 от 29.06.2020, подписанных с нашей стороны.
Приложение:

  1. Акт оказанных услуг №1 от 23.10.2020 в 1 экз. на 2 листах.
  2. Отчет об оказании услуг б/н от 23.10.2020 в 1 экз. на 7 листах.
Читайте так же:
Приказ об утверждении результатов инвентаризации - Правовой консультант

ИТОГО: 2 экз. на 9 листах.

Директор
ФГБУ «ИДЕАЛЬНЫЙ ЗАКАЗЧИК» _____________/Иванов И.И.

Об авторе этой статьи

Полина Гольцова

Полина Гольцова Юрист Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.

Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.

Как оформить сопроводительное письмо к торговому предложению

В сопроводительном письме к торговому предложению в сжатой форме излагают приглашение к сотрудничеству. Его составляют, если само торговое предложение имеет большой объем.

  • Начинают написание письма с обращения к представителю фирмы.
  • Далее описывают фирму, ее предложение, чем будет взаимовыгодна совместная работа, контакты.
  • Заключают написание письма выражением уважения и указанием координат отправителя.

Образец сопроводительного письма к торговому предложению

  • Перечисление основных характеристик предложения.
  • В приложениях находятся (перечисление вложенных документов).
  • Будем рады ответить на вопросы по (указывают контакты).

сопроводительное письмо к торговому предложению

Оформлять сопроводительное письмо к торговому предложению желательно на фирменном бланке фирмы.

Правила написания правильного сопроводительного письма

Сопроводительное письмо к резюме должно быть четким и лаконичным, без размытых фраз и лишнего пафоса, просто краткое изложение информации о вас, и вашем желании получить именно эту работу. Кроме этого, здесь вы можете указать то, что в резюме упускается или является некорректным для указания, например, причины смены работы или возможно длительной паузы в трудовой деятельности.

Пример написания сопроводительного письма к резюме

Письмо должно иметь последовательную структуру. Начинайте с приветствия, простого «здравствуйте» или «добрый день» вполне достаточно, а вот если вам известно имя работодателя или человека, который занимается подбором персонала и будет рассматривать ваше резюме, то обязательно обратитесь в приветствии по имени-отчеству.

Читайте так же:
Трудовые права несовершеннолетних

Дальше кратко изложите для чего отправили письмо, то есть ту цель, с которой вы посылаете резюме. Также принято указывать источник получения информации о вакансии, например, по объявлению в газете «Труд», или на джобовском сайте.

Теперь переходим к сути. В нескольких предложениях изложите кто вы и почему хотите работать в этой компании. Учтите, что не нужно пересказывать ваше резюме, достаточно изъять из него самое главное – то, что сможет отличить вас от других кандидатов, привлечь внимание к своей персоне. Как правило, это краткое описание профессиональных навыков, достижений и опыта работы. Избегайте размытых фраз и общепринятых выражений типа «я профессиональный специалист», «легко обучаемый», такое пишется во многих сопроводительных письмах, поэтому на такие шаблонные фразы работодатели не обращают внимания, а вы никак не сможете произвести впечатление.

Обязательно напишите, что к письму прилагается резюме.

В конце письма не забудьте указать, что в случае, если вашей кандидатурой заинтересуются, вы готовы приехать на собеседование и ответить на все возникшие вопросы. Также оставьте контактную информацию – номер телефона и электронный адрес.

Хорошим завершающим штрихом будет фраза «спасибо за внимание» или «удачного дня».

Правила написания

Правила написания сопроводительного письма

Текст можно разделить на 2 части:

  • Сообщение об отправке документов;
  • Просьба вовремя написать ответ (согласовать, ознакомиться и т.п.).

Послание содержит сведения о получателе и отправителе. Текст обычно начинается со слов: «Отправляем вам…», либо «Высылаем Вам». Далее следует обобщенное наименование документов, к которым вы приложили сопровождение. В следующей фразе обозначена цель:

  • Подписание;
  • Ознакомление;
  • Заполнение.

Название всех документов обозначается в другом разделе. Вы можете проинструктировать получателя, какие действия необходимо предпринять и в какие сроки. Используются фразы, которые начинаются со слова «прошу»:

  • Подтвердить получение письма;
  • Обеспечить конфиденциальность информации;
  • Подписать в установленный срок;
  • Согласовать, написать комментарии или составить протокол разногласий и т.п.
Читайте так же:
Включение в реестр требований кредиторов

Главная отметка касается наличия приложений. Документы не просто перечисляются, необходимо указать количество страниц и приложений, а также число экземпляров. Сопроводительное письмо теряет смысл при отсутствии этой информации.

Большое количество приложений оформляется на отдельном листе, который может называться «Опись приложений к письму №_____ от _________.» Наличие описи должно найти отражение в тексте письма.

Помните о том, что на сопровождение возлагается учетная функция всех отправленных адресату документов. Некоторые организации предпочитают указывать в письме срок исполнения. Они включают фразу: «Прошу подписать документ и вернуть в десятидневный срок», либо «Срок подписания документа составляет 3 дня». Такие фразы не всегда уместны, потому что по правилам деловой переписки получатель может ответить на письмо в течение 30 дней. Только вышестоящая инстанция имеет право указать обязательный срок исполнения. В некоторых случаях срок ответа оговорен в соглашении.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector