Kvadratra.ru

КвадратРА
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Обязательные кадровые документы

Необходимость наличия на предприятии кадровой документации следует из положений трудового законодательства. В целом можно выделить документы по кадрам, которые рекомендованы к ведению, но необязательны, и обязательные документы, без которых не может полноценно работать кадровая служба предприятия. Обязательные кадровые документы могут быть затребованы для изучения сотрудниками Гострудинспекции, ИФНС, ПФР и других ведомств в ходе проводимых ими проверок.

В состав обязательных входят как документы, регулирующие трудовые отношения между работодателем и конкретным сотрудником (трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении и т.д.), так и распространяющиеся на трудовой коллектив в целом (правила внутреннего распорядка, штатное расписание и др.).

Рассмотрим, какие обязательные документы кадровой службы должны присутствовать в организации, на микропредприятии и у ИП с работниками.

Задачи кадрового документооборота

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

— документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

— построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

— создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

— разрешить трудовые споры.

Какие изменения законодательства отразятся на должностной инструкции

Пандемия и самоизоляция привели к появлению множества изменений в законодательстве. Правительству пришлось в срочном порядке отрегулировать удаленные рабочие взаимоотношения и другие нюансы, вызванные дистанционным сотрудничеством. Кроме того, в соответствии с государственной программой цифровизации приняты меры для перевода документооборота в электронный формат.

Изменения Федерального Закона №493

Статьей 66,1 данного законодательства предусмотрены новые обязанности для кадровых работников. В связи с переводом предприятий на электронные трудовые книжки работодателей обязали составлять и подавать в Пенсионный фонд СЗВ-ТД. Обязанность по оформлению документа и его своевременной доставке в ПФР ложится на кадровиков.

Читайте так же:
Суд с автосервисом за некачественный ремонт авто

Благодаря изменениям в данном законе у кадровых работников появилась еще одна дополнительная обязанность. Теперь им необходимо информировать сотрудников о нюансах перехода на электронные трудовые книжки.

Изменения Федерального Закона №353

В данном законе появилась новая статья 185.1, дающая сотрудникам право на прохождение диспансеризации. Работодатель же получил предписание предоставить для этих целей три оплачиваемых выходных дня один раз в 3 года. Для работников старшего возраста диспансеризация проводится ежегодно, и на нее выделяется два дня.

Для получения выходных сотрудники должны написать заявление. Таким образом у кадровиков появились новые обязанности по визированию заявок, координации графика работы и составлению приказов.

Несмотря на то, что изменения в законодательстве появились еще в 2019 году, до настоящего времени многие о них не знают. Между тем, нарушение относится к серьезным, при выявлении способно повлечь за собой соответствующие наказания для предприятия и сотрудника кадровой службы.

Ужесточение Федерального Закона №132

Здесь регулируется порядок составления и сроки подачи документов по воинской ответственности. Согласно закону кадровик обязан предоставлять списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, оповещать сотрудников о вызовах по повестке. Также законодательство определяет, что в обязанности кадровика входит предоставление информации о всех принятых или уволенных работниках, состоящих на воинском учете.

Сам закон остался неизменным. Однако значительно ужесточились наказания за нарушение требований. В несколько раз увеличились штрафы за неверное оформление документации и несоблюдение сроков ее подачи в военкомат. Также изменили сроки давности по привлечению к ответственности за нарушения ведения воинского учета. Вместо двух месяцев они теперь составляют три года.

Федеральный Закон №341

Ужесточились штрафы за неправильное ведение и хранение кадровой документации. Ранее при выявлении нарушений должностные лица оплачивали от 300 до 500 рублей. Нововведения увеличили штрафы до 3000-5000 рублей. Изменения коснулись только должностных лиц, непосредственно для компании наказание осталось прежним.

Читайте так же:
Продолжительность основного ежегодного оплачиваемого отпуска

Прямые выплаты ФСС

Работник должен написать заявление о предоставлении ему выплат ФСС. В документе обязательно указывается номер карты «МИР» для расчетов. Перечисления на другие платежные системы не осуществляются. Кадровик, передавая документы на выплаты, обязан проконтролировать этот момент.

Новые обязанности, связанные с коронавирусом

В связи с пандемией кадровик должен запрашивать у нанятых на работу иностранцев справку об отсутствии инфекции. Кроме того, появилась обязанность по информированию Роспотребнадзора о выявлении работников с повышенной температурой и дальнейшем развитии событий.

На кого и как возложить обязанности по ведению кадровоого делопроизводства?

Общие положения

ЦИТИРУЕМ ЗАКОН

Согласно ст. 20 Трудового кодекса Республики Беларусь наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами.

Работнику, выполняющему у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены), производится доплата за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

Размеры доплат за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливаются нанимателем по соглашению с работником, а для бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, — Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст. 67 ТК).

В зависимости от объема дополнительной работы, загруженности работников по основной работе, профессиональной подготовки и наличия согласия работников на выполнение дополнительной работы, не обусловленной трудовым договором, наниматель самостоятельно решает, на кого и в каком объеме возложить данные обязанности: на юрисконсульта, секретаря либо на обоих одновременно, определив каждому объемы работ.

Читайте так же:
Как правильно вручить досудебную претензию?

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Под нормативами численности работников понимаются разработанные соответствующими министерствами показатели, устанавливающие количество работников определенных должностей и профессий, необходимое для обеспечения слаженного производственного процесса, оптимизации структуры различных подразделений организаций, рационального соотношения между управленческим персоналом и остальными работниками, а также между работниками различной специализации.

Прежде всего требуется определить объем работы и примерный норматив численности работников кадровых служб для поручаемой работы (учитывается численность работников организации и перечень выполняемых функций).

Совмещение

Алгоритм по установлению совмещения может быть следующим.

Увеличение объема работ

Примерный алгоритм по увеличению объема работ работнику.

Если трудовой договор (контракт) содержит подробный перечень должностных обязанностей работника, то дополнительные должностные обязанности включаются в трудовой договор (контракт) путем заключения дополнительного соглашения.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 11 (226), ноябрь 2019 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Наши цены

Наименование услугиСрок оказания услугиЦена
Полное ведение кадрового учетаежемесячноот 1 500 руб.

Порядок кадрового администрирования четко определен в трудовом законодательстве РФ и Государственная трудовая инспекция строго следит за его соблюдением. Финансовые риски для организации, связанные с отсутствием или некорректным ведением кадровых документов, несоответствия существующих локальных актов действующему трудовому законодательству, могут обернуться серьезными штрафами и административными наказаниями.

Где можно купить кадровые журналы

Мы рассмотрели список журналов кадровика на предприятии, особенности и правила ведения таких документов. Детальнее все правила, инструкции указываются в должностной документации.

Типы книг учета – специальные и универсальные. Оба варианта вы можете заказать в нашем интернет-магазине. Все журналы кадров отвечают текущим стандартам, имеют высокое качество печати, прошивки. Бумага плотная, не рвется. Детально с характеристиками каждого варианта вы можете ознакомиться в товарной карточке.

Сориентируем в выборе, ответим на вопросы о доставке, сроках отправки. Цены – выгодные, качество – высокое.

Советы. Как организовать правильное и надежное хранение дел «на века»

Для того чтобы документация длительного периода хранения не повредилась и сохранила свой изначальный вид, мы подскажем вам, что необходимо приобрести для хранилища, и для чего:

  1. Первое, о чем нужно сказать – станки для архивного переплета. Это поможет упростить процесс сшивания, особенно, если в организации проходит большое количество документов – работать с ними необходимо быстро, и тратить силы на ручное сверление времени нет.
  2. Второе – это коробки. Они нужны для хранения готовых томов. Например, в коробках с откидной крышкой можно хранить определенных набор дел, например, личных. И так каждый комплект коробок будет содержать в себе определенное направление дел. К тому же, из таких коробок просто удобно доставать необходимый том, держа его в сохранности и защищая от изломов и вмятин.

Важно! То, что документация в архиве будет храниться в специальных коробках или иных защитных приспособлениях, не отменяет того, что каждый том нужно тщательно сшивать, он не должен развалиться через три года, если у него неограниченный срок хранения. Как бы то ни было, коробки защищают лишь внешний вид дела.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector